Intenção de celebração de contrato de trabalho temporário
O trabalhador temporário e o Grupo Agilitas* concordam que pretendem celebrar um contrato de trabalho temporário que cumpra o disposto na lei de 24 de julho de 1987. Esta declaração de intenção deve ser assinada uma única vez e aplica-se a todas as cessões, mesmo que se sigam entre si em intervalos.
Proteção dos dados pessoais dos trabalhadores temporários no âmbito do seu ficheiro pessoal e dados salariais
O Agilitas Group lida com os dados pessoais coletados de todos os trabalhadores temporários e candidatos a trabalhadores temporários, referidos coletivamente como 'trabalhador(es) temporário(s)' nesta política de privacidade de maneira segura e confidencial. O Grupo Agilitas compromete-se a cumprir rigorosamente todas as disposições legais relativas à proteção de dados pessoais na recolha e tratamento dos dados pessoais dos seus trabalhadores temporários. Esta política descreve quais dados pessoais o Grupo Agilitas processa, com que base e por que são processados e como são protegidos. A política também contém e descreve os direitos dos trabalhadores temporários no tratamento de dados pessoais e as regras relativas à troca mútua de dados (quem pode consultar os dados pessoais?).
Esta política diz particularmente respeito à proteção dos dados pessoais quando tratados no âmbito do ficheiro pessoal e dos dados salariais. Aplica-se a todos os trabalhadores temporários vinculados ao empregador por um contrato de trabalho para trabalho temporário, mas também a pessoas:
que não estão mais empregados, mas dos quais o empregador é legalmente obrigado a manter uma série de dados;
que estejam em contacto com o empregador no âmbito de um processo de recrutamento em curso.
Ambas as categorias são consideradas nesta política quando é feita referência a 'trabalhadores temporários'.
Quem contatar em caso de dúvidas?
O Agilitas Group, registrado no Crossroads Bank for Enterprises sob o número (BTW BE) 0478.971.449, com sede em Stationsstraat 120, 2800 Mechelen, é responsável pelo processamento de dados pessoais. O Grupo Agilitas declara que, como responsável pelo tratamento de dados, cumpre a legislação belga sobre privacidade, bem como as disposições do Regulamento Geral de Proteção de Dados desde a sua entrada em vigor.
O que são dados pessoais?
O Regulamento Geral de Proteção de Dados define dados pessoais como “qualquer informação sobre uma pessoa física identificada ou identificável; uma pessoa singular identificável é aquela que pode ser identificada, direta ou indiretamente, em particular por referência a um identificador como um nome, um número de identificação, dados de localização, um identificador online ou a um ou mais fatores específicos do físico, fisiológico, identidade genética, psicológica, econômica, cultural ou social dessa pessoa física.”
Se esta Política de Privacidade se referir a dados pessoais, é feita referência a esta definição do Regulamento.
Em princípio, nenhuma categoria especial de dados pessoais é processada, a menos que a execução do contrato de trabalho assim o exija. O tratamento de categorias especiais de dados pessoais significa: o tratamento de dados pessoais que revelem raça ou origem étnica, opiniões políticas, convicções religiosas ou filosóficas ou filiação sindical e o tratamento de dados genéticos, dados biométricos com vista à identificação única de um pessoa, ou dados de saúde, ou dados relacionados ao comportamento sexual ou orientação sexual de uma pessoa.
Quais dados são processados?
A.Natureza dos dados pessoais
O Grupo Agilitas recolhe e trata vários dados pessoais dos seus trabalhadores temporários relacionados com o seu emprego. Esses dados referem-se principalmente a todos os dados resultantes da aplicação de disposições legais, regulamentares ou convencionais relacionadas ao emprego de pessoal. Eles geralmente se relacionam com:
situação e servidão em matéria de direito do trabalho, segurança social e fiscal;
as presenças e ausências e sua interpretação;
os componentes do salário, o valor, o pagamento e a evolução do salário;
todos os outros aspectos legais, regulamentares e convencionais de uma administração de pessoal, que também dizem respeito, por exemplo, ao seguro de acidentes de trabalho, medicina do trabalho, exames médicos por incapacidade para o trabalho, ...
Os dados podem ainda e mais concretamente, no âmbito da execução do contrato de trabalho e da aplicação de disposições legais, regulamentares ou convencionais, dizer respeito a diferentes categorias de dados pessoais:
dados de identificação (nome, morada, número de registo nacional, número do bilhete de identidade, etc.)
nacionalidade (para a obrigação de ter uma autorização de trabalho)
dados financeiros (número da conta bancária,…)
características pessoais (idade, sexo, estado civil, autorização de trabalho, prova de bom comportamento e moral, …)
composição da família (dependentes, data de nascimento dos filhos, …)
curriculum vitae, cartas de motivação, notas tomadas durante a entrevista de emprego
salários e contracheques
horários de trabalho
dados relativos à profissão e cargo (ficheiro pessoal em sentido estrito)
descrição do trabalho
dados necessários para determinar a remuneração
visão geral de presenças e ausências
acordos e metas que o trabalhador temporário deve atingir em seu cargo
avaliação e dados de avaliação
competências que deve possuir ou adquirir
…
se necessário: dados físicos (tamanho, peso,… por exemplo, roupas de trabalho,…)
dados sobre determinados estilos de vida (informações sobre viagens e viagens, sentenças civis, informações sobre um acidente, etc.)
características da moradia (somente se o empregador disponibilizar uma casa)
dados sobre educação e formação, incluindo cursos de formação realizados, cursos de formação planeados, necessidade de formação, ... (licença escolar, promoção, ...)
alguns dados judiciais que afetam o contrato de trabalho (prisão preventiva, penhora salarial,…)
se necessário: opiniões políticas, filosóficas ou religiosas (para a aplicação de licença curta por comunhão, partido da juventude liberal, licença política, ...)
adesão a uma caixa de seguro de doença (nos processos de acidentes,…)
dados médico-administrativos (porcentagens de incapacidade para o trabalho, atestados médicos, exames de RH...)
dados de planejamento de carreira
nome de uma pessoa de contato em caso de emergência
Estas categorias de dados pessoais destinam-se a ser completas e não significam que o empregador processe todos esses dados.
B.Informações pessoais
O trabalhador temporário fornecerá todas as informações relevantes de que o empregador precisa. No momento da sua contratação ou quando sejam aplicadas novas medidas, o trabalhador temporário presta ao empregador toda a informação necessária à aplicação das formalidades obrigatórias, quer no domínio da legislação social, quer para a concessão, suspensão ou cessação do contrato de trabalho. o direito a compensação e outros benefícios.
A entidade patronal reserva-se o direito de solicitar cópia dos diplomas e/ou certificados obtidos caso estes sejam importantes para o cargo que o trabalhador temporário exerce. O empregador tratará as informações coletadas com a necessária confidencialidade.
Qualquer alteração nas informações pessoais originais (mudança de endereço, estado civil, encargos familiares, etc.) será comunicada espontaneamente e sem demora à agência de empregos on-line, por escrito ou por e-mail.
O trabalhador temporário é responsável por não informar o empregador ou não o informar atempadamente e, se necessário, terá de restituir os subsídios, prestações ou intervenções indevidamente cobrados.
C.Recolha de dados pessoais de terceiros
De acordo com o anexo 4 do Decreto do Governo flamengo que implementa o decreto sobre colocação privada, nenhuma referência e dados serão solicitados ao meu empregador atual ou anterior sem o consentimento prévio e explícito do trabalhador temporário.
Se forem recolhidos dados pessoais de terceiros, o trabalhador temporário será explicitamente informado do facto e será solicitada previamente a sua autorização explícita. A autorização é concedida pelo trabalhador temporário assinando uma declaração que fornece informações claras e que contém, pelo menos, as seguintes informações: a identidade do trabalhador temporário, a identidade das organizações ou pessoas questionadas, a natureza dos dados solicitados, o motivo do pedido dos dados e o período em que o consentimento será utilizado.
O trabalhador temporário está ciente de que, se ele/ela se referir explicitamente a uma pessoa de referência em um currículo, isso é considerado consentimento implícito.
D.Dados pessoais protegidos
Alguns dados são processados apenas para conceder um benefício ao trabalhador temporário.
“Dados sensíveis"podem ser processados quando são necessários para a implementação dos direitos e obrigações trabalhistas do titular do arquivo.
(Artigo 9º do Regulamento Geral de Proteção de Dados, Artigo 8º da Lei de 8 de dezembro de 1992, Artigos 25º a 27º do Real Decreto de 13 de fevereiro de 2001)
“Inscrição em caixa de seguro de saúde”podem ser tratados para satisfazer um interesse legítimo do titular dos dados se o tratamento se destinar a proporcionar um benefício real e desde que o titular dos dados não se oponha ao tratamento.
(artigos 25.º a 27.º do Real Decreto de 13 de fevereiro de 2001)
E.Processamento de dados pessoais
Os dados pessoais detidos pelo empregador podem ser obtidos pelo trabalhador temporário, bem como através de outros canais de informação.
Se o empregador não obtiver os dados pessoais do trabalhador temporário, o trabalhador temporário será informado disso dentro de um prazo razoável.
O processamento desses dados está sujeito à lei de 8 de dezembro de 1992 relativa à proteção da privacidade e ao Regulamento 2016/679 de 27 de abril de 2016 sobre a proteção de pessoas físicas no que diz respeito ao processamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados .
O controlador é o empregador que processa os dados pessoais com o devido cuidado.
Mais informações sobre os direitos do trabalhador temporário no contexto deste processamento e sobre a segurança do processamento seguem abaixo.
Por que esses dados pessoais são processados e qual é a base legal para o processamento?
Os dados pessoais recolhidos e tratados destinam-se a ser armazenados e utilizados pelo Grupo Agilitas e suas empresas participadas como a ergoflex, no âmbito das suas atividades reconhecidas como agências de emprego, mais especificamente recrutamento e seleção ou trabalho temporário ou no âmbito do reconhecimento como uma empresa de serviços.
Os dados pessoais do trabalhador temporário são tratados:
por causa de leis, regulamentos e instruções em nível regional, federal e internacional em relação à legislação trabalhista, previdenciária, tributária, incluindo acordos coletivos e individuais de trabalho e regulamentos trabalhistas;
no âmbito do contrato de trabalho;
um interesse legítimo do controlador ou de terceiros.
No âmbito do arquivo pessoal e administração da folha de pagamento, é processada uma grande quantidade de dados pessoais que são exigidos por leis, regulamentos e instruções a nível regional, federal e internacional em matéria de direito do trabalho, segurança social, legislação fiscal, incluindo trabalho coletivo e individual contratos e regulamentos de trabalho. Se necessário, os objetivos serão formulados de forma mais clara e comunicados ao trabalhador temporário.
Os dados pessoais são utilizados principalmente para gestão de folha de pagamento, com eventual auxílio de uma secretaria social, bem como para administração de pessoal. São processados no âmbito do contrato de trabalho de agência de trabalho temporário. Isso diz respeito principalmente aos dados que aparecem na declaração individual anual. O estado civil e os filhos dependentes são necessários para o cálculo para efeitos fiscais e sociais. A origem (nacionalidade) deve ser verificada e processada para cumprimento da obrigatoriedade da autorização de trabalho.
Curriculum vitae, carta de motivação e apontamentos feitos durante a entrevista bem como fichas de avaliação são tramitados para tramitação do processo de candidatura, como interesse legítimo. Os dados pessoais obtidos a partir de avaliações do trabalhador temporário ou supervisão do trabalhador temporário também serão tratados devido à existência de contrato de trabalho. Se esta informação for utilizada para outros fins, o trabalhador temporário será informado em tempo útil de acordo com as regras estatutárias. Fotos e vídeos são recolhidos e tratados de forma a serem utilizados para comunicação interna, mas apenas com autorização prévia.
Recolhe-se o nome de uma pessoa de contacto para contactar um familiar ou familiar próximo em caso de urgência, tendo como fundamento jurídico a necessidade de proteger os interesses vitais do trabalhador temporário.
Além disso, vários dados serão processados devido a uma obrigação legal que recaia sobre o empregador ou quando o processamento for necessário e razoável para representar os interesses do controlador (empregador) ou de terceiros. A entidade patronal informará atempadamente o trabalhador temporário, se aplicável.
Em alguns casos, o processamento de dados pessoais é baseado no consentimento explícito do trabalhador temporário.
Estes dados não serão utilizados para outros fins que não sejam a gestão de pessoal ou a administração da folha de pagamento. Se estes dados forem utilizados para outros fins que não a gestão de pessoal e administração da folha de pagamento, o trabalhador temporário será informado disso o mais rápido possível de acordo com as normas legais.
5. Direitos do trabalhador temporário no tratamento de dados pessoais
Tratamento de dados pessoais pelos clientes
Os clientes do Grupo Agilitas podem tratar dados pessoais dos trabalhadores temporários. Este processamento de dados pessoais é regido pela política de privacidade do cliente.
Direito de inspeção e cópia
O trabalhador temporário tem o direito de obter acesso gratuito aos dados pessoais que o empregador trata sobre ele, bem como o motivo pelo qual o empregador o faz, de onde o empregador obteve os dados e quem os recebe. Neste caso, o trabalhador temporário também pode saber quanto tempo o empregador pretende manter os dados, se os dados serão utilizados para tomada de decisão automática e se o empregador pretende enviar dados para um país fora da União Europeia. O trabalhador temporário pode fazer uso deste direito, pode solicitá-lo por escrito ou eletronicamente emprivacy@agilitasgroup.be
O empregador deve fornecer as informações solicitadas por escrito ou eletronicamente dentro de um período de tempo razoável. A pedido do trabalhador temporário, a informação pode ser comunicada verbalmente, desde que a identidade do interessado seja comprovada por outros meios.
O trabalhador temporário também tem direito a uma cópia dos dados pessoais tratados. Se o trabalhador temporário enviar sua solicitação eletronicamente e não solicitar outro acordo, essa informação será fornecida eletronicamente.
No caso de os recibos de vencimento serem disponibilizados eletronicamente ao trabalhador temporário, este pode consultar esses dados a qualquer momento.
C.Direito de retificação
O trabalhador temporário pode solicitar que os dados pessoais (incorretos) sejam corrigidos ou complementados. A entidade patronal compromete-se a responder a este pedido com a maior brevidade possível.
D.Direito de apagar
O trabalhador temporário tem direito à eliminação dos dados pessoais que lhe digam respeito. O empregador atenderá a este pedido do trabalhador temporário dentro de um prazo razoável, por exemplo nas seguintes situações:
quando os dados pessoais deixarem de ser necessários para as finalidades para as quais foram recolhidos ou tratados;
quando o tratamento se baseou apenas no consentimento do trabalhador temporário e este retirou o seu consentimento;
quando o trabalhador temporário se opuser ao processamento por motivos válidos;
quando o empregador não tinha base legal para processar os dados.
Este pedido de apagamento de dados pessoais só pode ser recusado pelo empregador se tal se justificar, como por exemplo no exercício ou fundamentação de uma ação judicial ou por obrigação legal de conservação e tratamento de determinados dados. O trabalhador temporário não pode se opor ao processamento de dados pessoais necessários para a administração da folha de pagamento.
Direito de restringir dados pessoais
O trabalhador temporário pode solicitar ao empregador que limite o tratamento dos seus dados pessoais caso conteste a exatidão dos dados, o tratamento seja ilícito ou o empregador já não necessite dos dados para efeitos do tratamento. Nesse caso, os dados pessoais apenas poderão ser tratados nos seguintes casos:
com a permissão do trabalhador temporário;
e para fins de uma reclamação legal ou para proteger os direitos de terceiros.
F.Direito de contestar
Um trabalhador temporário tem o direito de se opor ao processamento de seus dados pessoais, incluindo a criação de perfis com base nessas disposições. O tratamento será então interrompido, exceto se o tratamento for necessário para o cumprimento da legislação social e fiscal, para a representação dos interesses do empregador ou de terceiros ou para a declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial.
Direito à portabilidade de dados
Para todo o processamento de dados pessoais com base no consentimento explícito ou na execução do contrato de trabalho, um trabalhador temporário pode solicitar ao empregador que os obtenha em um formulário estruturado, comumente usado e legível por máquina. Além disso, o trabalhador temporário pode posteriormente transferir esses dados para outro empregador ou controlador.
Direito de apresentar queixa
O trabalhador temporário pode sempre apresentar uma reclamação sobre o tratamento de dados pessoais à autoridade competente do Estado-Membro onde reside habitualmente, onde tem o seu local de trabalho ou onde foi cometida a alegada infração.
Na Bélgica, a reclamação pode ser apresentada à Autoridade Belga de Proteção de Dados: Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelas (Tel.: +32 22744800; Fax: +32 22744835, e-mail:comissão@privacycommission.be).
Além disso, o trabalhador temporário pode sempre apresentar uma ação civil e reivindicar uma indenização se, por exemplo, sofrer danos como resultado do processamento de seus dados pessoais.
Direito de retirar o consentimento
Quando o tratamento de dados pessoais se basear no consentimento do trabalhador temporário, este pode retirar esse consentimento a qualquer momento, sem prejuízo da licitude do tratamento com base no consentimento anterior à sua retirada.
Garantias e segurança dos dados pessoais
A.Segurança de dados pessoais
A entidade patronal envidará todos os esforços para assegurar o cumprimento das medidas de segurança técnicas e organizativas para o tratamento dos dados pessoais, nomeadamente para prevenir a destruição, perda, falsificação, alteração, acesso não autorizado ou notificação errónea para evitar terceiros dos dados pessoais recolhidos bem como qualquer outro processamento não autorizado desses dados. Essa segurança é garantida por ferramentas de alta tecnologia e pela qualidade da equipe. O pessoal está sujeito ao sigilo profissional.
medidas técnicas
Uso de verificações de vírus, firewalls, ….
Senhas que são alteradas regularmente
Sem discos rígidos inseguros
Segurança de acesso aos dados
Criptografia do tráfego de dados
Nenhum backup não seguro
Trabalhando em discos rígidos seguros cujo acesso é limitado por equipe ou pessoa
Medidas organizacionais
Pessoas específicas têm acesso
Procedimento de gerenciamento de incidentes
Política para trabalhadores temporários e funcionários
Treinamento para trabalhadores temporários e funcionários
Cláusulas de confidencialidade
Portais de candidatos são fornecidos para permitir que o trabalhador temporário determine o processamento de dados pessoais.
Procedimento de rescisão de funcionário
Se alguns documentos forem enviados eletronicamente para o trabalhador temporário (por exemplo, o comprovante de pagamento) e forem mantidos eletronicamente, isso é feito por meio da secretaria social, com rígidos padrões de segurança sendo aplicados.
Ao transferir dados pessoais para países fora da União Europeia, serão tomadas as devidas precauções pelo empregador ou será solicitada permissão ao trabalhador temporário.
B.Controlador e responsável pela proteção de dados
O controlador - o empregador - monitora a exatidão e relevância dos dados pessoais que estão sendo processados. Ele garante que eles cumpram os regulamentos aplicáveis.
O trabalhador temporário pode sempre contactar o responsável pelo tratamento ou o representante do responsável pelo tratamento para exercer os seus direitos ou solicitar informações adicionais.
Quando apropriado, o responsável pela proteção de dados monitorará a conformidade com a proteção de dados pessoais.
Duração da retenção de dados pessoais
Os dados pessoais dos candidatos a trabalhadores temporários são conservados durante 3 anos após o primeiro registo. Terminado o prazo de 3 anos, o trabalhador temporário será novamente contactado com o pedido de consentimento caso pretenda permanecer ainda mais tempo na base de dados.
Os dados pessoais dos trabalhadores temporários que tenham trabalhado efetivamente no Grupo Agilitas são conservados durante 5 anos após a celebração do último contrato. Decorrido o prazo de 5 anos, o trabalhador temporário será novamente contactado com pedido de autorização, se o desejar, caso pretenda permanecer ainda mais tempo na base de dados, sem prejuízo do disposto na lei, regulamentação ou convenção ou prazos de prescrição que afetam a retenção do arquivo pessoal ou parte do arquivo pessoal a ser mantido na organização por um período de tempo mais longo, por exemplo, para ou como resultado de uma reclamação legal.
Quem pode consultar os dados pessoais?
Dados das consultas
Apenas os funcionários autorizados do empregador e as pessoas designadas pela empresa têm o direito de realizar consultas internas nos dados pessoais. Essas pessoas precisam razoavelmente dos dados para sua tarefa ou para as necessidades do serviço. A empresa fornece um sistema de acesso limitado e um nível de segurança adequado.
(Categorias de) pessoas a quem os dados pessoais são transmitidos (comunicações externas)
Os dados pessoais do trabalhador temporário são utilizados pelas empresas que fazem parte do Grupo Agilitas e pela participada Ergoflex. A comunicação de dados pessoais a terceiros é limitada à aplicação de disposições legais e regulamentares ou se a comunicação for necessária para o desempenho normal da gestão de pessoal ou administração de salários, como serviços governamentais, instituições de segurança social e instituições de segurança social cooperantes, ou o desempenho das atividades de radiodifusão.
Alguns dados pessoais são transmitidos a terceiros:
As informações da folha de pagamento são transmitidas à nossa secretaria social Acerta para administração da folha de pagamento e às autoridades governamentais competentes com base em obrigações legais (por exemplo, serviços judiciais belgas e/ou estrangeiros, serviços policiais e autoridades de segurança social);
A informação necessária é repassada ao fornecedor para a atribuição dos vales-refeição e/ou vales ecológicos Edenred;
Apelido, nome próprio, morada e cargo são transmitidos ao serviço externo de prevenção e protecção no trabalho (EDPW) Attentia Prevention & Protection para que este possa desempenhar devidamente as suas funções;
Nome, prenome, endereço e cargo são repassados à Certimed para o correto desempenho de suas funções;
Sobrenome, nome, endereço, função e risco ocupacional são repassados à seguradora Ethias para a cobertura do risco de acidentes de trabalho;
Apelido, nome próprio, morada e número de conta bancária ao multibanco Isabel com vista ao pagamento de salários, custas, etc.
Apelido, nome próprio e curriculum vitae podem ser distribuídos através da base de dados de candidatos aos potenciais empregadores/utilizadores dos trabalhadores temporários;
Sobrenome, nome e possivelmente o número do registro nacional, para registro de tempo, são repassados aos clientes do Grupo Agilitas caso as atividades de trabalho sejam iniciadas lá.
O arquivo pessoal do trabalhador temporário também pode ser submetido à empresa de auditoria para uma auditoria no âmbito da obtenção/manutenção do selo de qualidade da federação profissional.
Em circunstâncias excecionais, os dados pessoais são cedidos a terceiros para a execução da respetiva missão, tais como contabilistas, consultores e advogados no âmbito do apoio fiscal e/ou jurídico, investigadores e prestadores de serviços TIC. Esses terceiros processam dados pessoais em nome do empregador para realizar uma tarefa específica. Um acordo de processamento é concluído com os processadores acima para que, entre outras coisas, os dados pessoais do trabalhador temporário sejam suficientemente protegidos e protegidos.
Os dados pessoais não serão vendidos, nem alugados, distribuídos ou de outra forma disponibilizados comercialmente a terceiros, exceto conforme descrito acima ou a menos que com permissão prévia.
O empregador pode ser obrigado a transmitir dados pessoais por ordem judicial ou para cumprir outras leis ou regulamentos obrigatórios.
Quando esta política entra em vigor?
Esta política entra em vigor em 25 de maio de 2018.
Acordo e recibo
Confirmo a carta de intenção com o Grupo Agilitas, que contém a intenção das partes de celebrar um contrato de trabalho temporário que cumpra o disposto na lei de 24 de julho de 1987. Confirmo que esta carta de intenção só precisa ser assinada uma vez e aplica-se a todas as atribuições, mesmo que se sigam em intervalos
Declaro ter recebido uma cópia do regulamento de 'Proteção dos dados pessoais dos trabalhadores temporários no âmbito do seu ficheiro pessoal e dados salariais'. Li-o atentamente e concordo total e expressamente com o seu conteúdo.